Fluxo de assinatura
O processo completo, da preparação do documento à coleta das assinaturas e ao selo do PDF final.
Visão geral do fluxo
Um fluxo típico de assinatura segue estes passos:
- Preparar - Envie o arquivo, inclua os destinatários e posicione os campos
- Enviar - Distribua o documento aos destinatários
- Avisar - Os destinatários recebem o pedido de assinatura
- Assinar - Os destinatários preenchem os campos atribuídos
- Concluir - O documento é selado e enviado a todas as partes
Prepare o documento
A preparação tem três tarefas: enviar o arquivo, incluir destinatários e posicionar campos.
Envie o arquivo
Comece enviando um PDF. Você pode:
- enviar do seu computador ou celular
- criar a partir de um modelo existente
- ou duplicar um documento já enviado.
Depois de enviado, o documento fica como Rascunho.
Inclua os destinatários
Inclua as pessoas que precisam interagir com o documento. Cada destinatário precisa de:
- um e-mail
- um nome
- um papel
Os papéis disponíveis são:
| Papel | Finalidade |
|---|---|
| Signatário | Precisa assinar o documento |
| Aprovador | Precisa aprovar (assinatura opcional) |
| Visualizador | Precisa confirmar que viu o documento |
| Assistente | Pré-preenche campos de outros destinatários |
| Cópia (CC) | Recebe uma cópia depois da conclusão (nenhuma ação) |
Posicione os campos
Inclua os campos que os destinatários vão preencher. Cada signatário precisa de pelo menos um campo de assinatura. Também é possível incluir campos de:
- nome
- data
- texto
- número
- lista suspensa
- caixa de seleção
- opção única
- iniciais
Cada campo é atribuído a um destinatário, indicado por cores no editor.
O documento só pode ser enviado quando todos os signatários tiverem pelo menos um campo de assinatura.
Envie o documento
Com o documento pronto, envie-o aos destinatários. Há duas formas de distribuição:
Os destinatários recebem um e-mail com o link para assinar.
Você pode personalizar o e-mail:
- assunto
- texto da mensagem, com variáveis personalizadas
- endereço de resposta para os destinatários
Depois do envio, o documento passa de Rascunho para Pendente.
Os destinatários são avisados
Quando você envia por e-mail, cada destinatário recebe uma mensagem com:
- o título do documento
- seu nome e e-mail (ou o nome da equipe)
- sua mensagem personalizada (ou um texto padrão conforme o papel)
- um link de assinatura exclusivo
O link é exclusivo de cada destinatário e não pode ser usado por outra pessoa. Ele fica ativo até o documento ser concluído, excluído ou expirar.
Ordem de assinatura
Por padrão, todos os destinatários são avisados ao mesmo tempo (assinatura em paralelo). Com a assinatura sequencial, só os destinatários da primeira posição são avisados no início. Quando eles concluem, o próximo grupo é avisado.
Isso se repete até todos os destinatários serem avisados e concluírem suas ações.
Os destinatários assinam
Ao abrir o link, o destinatário vê o documento com os campos dele destacados. A experiência depende do papel:
O signatário precisa preencher todos os campos obrigatórios para concluir. Nos campos de assinatura, ele pode:
- desenhar a assinatura com o mouse ou na tela de toque
- digitar o nome e escolher um estilo de fonte
- enviar uma imagem da assinatura
Depois de preencher tudo, o signatário clica no botão para concluir. Ele recebe uma confirmação e pode baixar uma cópia do documento com os campos preenchidos.
Autenticação
Você pode exigir que o destinatário confirme a identidade antes de assinar, por:
- verificação de e-mail (confirma o acesso ao e-mail)
- código de acesso (um código que você informa por outro canal)
- passkey (autenticação com uma passkey física ou de software)
O documento é concluído
Quando todos os destinatários com ações obrigatórias terminam, o documento é finalizado.
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Selo | O documento concluído é selado com um certificado digital, que assina o PDF por criptografia, denuncia qualquer alteração e comprova a autenticidade. |
| Auditoria | É gerado um log de auditoria, que pode ser anexado ao documento. Ele registra quando o documento foi criado e enviado, quando cada destinatário visualizou e assinou, os IPs e horários de cada ação e os métodos de autenticação usados. |
| Distribuição | Todas as partes recebem o documento concluído: signatários, aprovadores e visualizadores recebem por e-mail; destinatários em cópia recebem o primeiro aviso já com o documento concluído; o dono baixa o PDF assinado no painel. |
Variações do fluxo
A KivoSign oferece variações do fluxo para diferentes cenários de assinatura.
Quando os destinatários precisam assinar em uma ordem específica, ative a ordem de assinatura:
- Defina uma posição de assinatura para cada destinatário (1, 2, 3 etc.)
- Os destinatários da posição 1 assinam primeiro
- Os da posição 2 só são avisados depois que a posição 1 concluir
- Vários destinatários podem ter a mesma posição e assinar em paralelo naquela etapa
Use a assinatura sequencial quando:
- quem assina depois precisa ver o que os anteriores preencheram
- a aprovação precisa acontecer antes das assinaturas finais
- a política da empresa exige uma ordem de assinatura
Conceitos relacionados
- Ciclo de vida do documento - Os estados do documento, do rascunho à conclusão
- Papéis dos destinatários - Cada papel em detalhes
- Tipos de campo - Todos os tipos de campo e suas opções
- Certificados de assinatura - Como os documentos são selados digitalmente