Ciclo de vida do documento
Acompanhe o documento pelos estados de rascunho, pendente, concluído e recusado.
Estados do documento
Um documento pode estar em um destes quatro estados:
| Estado | Descrição |
|---|---|
| Rascunho | O documento está sendo preparado e ainda não foi enviado |
| Pendente | O documento foi enviado e aguarda as ações dos destinatários |
| Concluído | Todos os destinatários concluíram as ações exigidas |
| Recusado | Um destinatário recusou o documento (quando a recusa está habilitada) |
Como o documento muda de estado
Rascunho
Ao enviar um arquivo ou criar um documento a partir de um modelo, ele começa como Rascunho. Nesse estado, você pode:
- Incluir e remover destinatários
- Definir os papéis dos destinatários (signatário, aprovador, visualizador, cópia)
- Incluir, mover e configurar campos
- Definir a ordem de assinatura
- Ajustar as configurações do documento (validade, lembretes, recusa)
- Excluir o documento
O rascunho só fica visível para você (o dono) e para membros da equipe com permissão. Os destinatários não veem nem acessam o documento até você enviá-lo.
Transição: o rascunho passa a Pendente quando você o envia aos destinatários.
Pendente
Depois de enviado, o documento fica Pendente. Os destinatários recebem um e-mail com o link para ver o documento e realizar as ações atribuídas.
Enquanto está pendente, você pode:
- Acompanhar o progresso dos destinatários
- Reenviar as notificações
- Cancelar o documento (encerra todas as ações pendentes)
Não é possível alterar o conteúdo, os destinatários ou os campos enquanto o documento está pendente.
Transições:
- Passa a Concluído quando todos os destinatários terminam as ações exigidas
- Passa a Recusado se algum destinatário recusar o documento (exige a recusa habilitada)
Concluído
O documento chega a Concluído quando todos os destinatários cumprem seus papéis:
- Signatários assinaram
- Aprovadores aprovaram
- Visualizadores visualizaram (se a confirmação de visualização for exigida)
Na conclusão:
- Todas as partes recebem uma cópia do documento assinado
- O documento é selado com um certificado digital
- Um log de auditoria com todas as ações é anexado
Documentos concluídos não podem ser alterados. Você pode baixar o PDF assinado ou ver a trilha de auditoria.
Recusado
Se você habilitar a recusa nas configurações, os destinatários podem recusar em vez de assinar. Quando algum destinatário recusa:
- O documento passa na hora para Recusado
- Os demais destinatários pendentes não podem mais agir no documento
- O dono do documento é notificado
Documentos recusados não podem ser alterados nem reativados. Para seguir em frente, crie um novo documento.
Conceitos relacionados
- Papéis dos destinatários - Os papéis que um destinatário pode ter
- Tipos de campo - Campos que você pode incluir nos documentos
- Fluxo de assinatura - Como funciona a assinatura para os destinatários